Dynamics 365: qué es, qué incluye y para qué sirve

Dynamics 365 es la plataforma de aplicaciones empresariales en la nube de Microsoft, que combina componentes de ERP y CRM con herramientas de productividad e inteligencia artificial. Esta guía explica qué ofrece y qué conviene valorar antes de usarla.

Qué es

Dynamics 365 es una plataforma de aplicaciones empresariales basadas en la nube que combina componentes de ERP y CRM, además de aplicaciones de productividad y de inteligencia artificial. Es una herramienta de Microsoft que pone a disposición de las empresas una gran variedad de aplicaciones para agilizar procesos, acelerar el crecimiento y aumentar la rentabilidad.

Al estar en la nube, se accede desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar del mundo con conexión a internet, lo que la hace apta para la gestión empresarial global.

Aplicaciones que incluye

La oferta se articula en aplicaciones que se pueden combinar. Entre las citadas:

• ERP: Dynamics 365 Business Central o Dynamics 365 for Finance and Operations, para la gestión financiera y operativa.
• Dynamics 365 for Sales: para la gestión de los procesos de ventas y marketing.

Además, hereda funciones perfeccionadas durante años en herramientas como Dynamics NAV, Dynamics CRM, Microsoft Office, Power BI o Windows Azure.

Para qué sirve

La plataforma se concibió para conectar todos los procesos de negocio con distintas herramientas de productividad y servir de apoyo a la transformación digital. Su tecnología, su facilidad de uso y su flexibilidad de contratación facilitan trasladar un negocio al entorno en línea mediante un proceso sencillo, rápido y de coste reducido.

Está pensada como un espacio con muchas posibilidades, que se adapta a todo tipo de empresas y permite explorar los límites de cada negocio. En la práctica, permite que ventas, finanzas, operaciones y atención al cliente trabajen con los mismos datos, en lugar de mantener hojas de cálculo y programas aislados.

Beneficios que se atribuyen

Entre las ventajas citadas para quien la implanta:

• Rápida adaptación de la empresa a las nuevas herramientas.
• Alta productividad de los empleados, porque las herramientas de Microsoft resultan intuitivas.
• Datos protegidos y almacenados en la nube Azure.
• Modernización del negocio, con un enfoque en línea.
• Mejora de los procesos, con más productividad a menor coste.
• Productos adaptables y puesta en marcha casi inmediata.
• Integración total con Office 365.
• Mayor calidad de los productos, lo que se traduce en retención y fidelización de clientes.

Son beneficios genéricos que dependen de cada implantación. Los resultados varían según el tamaño de la empresa, la calidad de los datos de partida y la formación del equipo.

Un aspecto que suele pasar inadvertido es la diferencia entre ERP y CRM. El primero ordena la parte interna del negocio, como la contabilidad, las compras y el inventario, mientras que el segundo se centra en la relación con clientes y posibles clientes: contactos, oportunidades y seguimiento comercial. Que ambos convivan en una misma plataforma reduce la necesidad de copiar datos de un programa a otro y los errores que eso arrastra.

También conviene entender qué implica trabajar en la nube. Las actualizaciones las gestiona el proveedor, no hay que mantener servidores propios y el acceso depende de una conexión estable, de modo que la calidad de la red de la oficina pasa a ser un factor relevante. Otro punto es el modelo de pago: al contratarse por aplicaciones y por usuarios, el coste crece con el tamaño del equipo, algo que compensa en pymes en expansión pero exige calcular el gasto total en un horizonte de varios años.

Por último, la elección entre Business Central y Finance and Operations suele depender del tamaño y la complejidad de la empresa. Una organización con una sola sociedad y procesos sencillos no necesita lo mismo que un grupo con varias filiales, monedas y almacenes, y la decisión debería tomarse tras mapear los procesos reales.

Un aspecto que suele pasar inadvertido es la diferencia entre ERP y CRM. El primero ordena la parte interna del negocio, como la contabilidad, las compras y el inventario, mientras que el segundo se centra en la relación con clientes y posibles clientes: contactos, oportunidades y seguimiento comercial. Que ambos convivan en una misma plataforma reduce la necesidad de copiar datos de un programa a otro y los errores que eso arrastra.

También conviene entender qué implica trabajar en la nube. Las actualizaciones las gestiona el proveedor, no hay que mantener servidores propios y el acceso depende de una conexión estable, de modo que la calidad de la red de la oficina pasa a ser un factor relevante. Otro punto es el modelo de pago: al contratarse por aplicaciones y por usuarios, el coste crece con el tamaño del equipo, algo que compensa en pymes en expansión pero exige calcular el gasto total en un horizonte de varios años.

Por último, la elección entre Business Central y Finance and Operations suele depender del tamaño y la complejidad de la empresa. Una organización con una sola sociedad y procesos sencillos no necesita lo mismo que un grupo con varias filiales, monedas y almacenes, y la decisión debería tomarse tras mapear los procesos reales.

Claves para cambiar la forma de trabajar

Cuatro ideas resumen el planteamiento:

1. Es una plataforma bajo demanda: cada empresa construye su propio Dynamics 365 con las aplicaciones que necesita.
2. Cada empresa decide cómo empezar y, según su evolución, puede reducir prestaciones o ampliarlas con nuevas utilidades conectadas entre sí.
3. Integra todos los procesos, incluyendo cualquier departamento e incluso cada tarea de cada recurso.
4. El despliegue es rápido, de coste ajustado y con todas las prestaciones en la nube.

Se la describe como una plataforma ágil, modular, intuitiva, inteligente y fácil de desplegar, centrada en las necesidades de cada empresa.

Qué evaluar antes de adoptarla

Antes de decidirse conviene identificar qué procesos se quieren digitalizar y con qué prioridad: contabilidad, ventas, inventario o atención al cliente. Es útil comprobar cómo se integra con las herramientas que ya se usan, qué parte del trabajo de migración de datos recae en la empresa, qué formación necesita el personal y cuánto cuesta el licenciamiento por usuario a medio plazo. En muchos casos se recurre a un socio tecnológico para la configuración inicial, y conviene valorar su experiencia en el sector concreto de la empresa.

Preguntas frecuentes