Con el teletrabajo extendido, las empresas necesitan compartir archivos con empleados y clientes. Una intranet de archivos en la nube es una alternativa al disco virtual y al almacenamiento en la nube convencional, con la ventaja de que los ficheros no se guardan en los equipos de los usuarios.
El problema de compartir archivos en una empresa
Cuando el trabajo remoto se generaliza, surge la necesidad de compartir archivos, documentos y otros recursos con empleados y clientes. En los usos más básicos, un disco virtual o un servicio de almacenamiento en la nube cubren esa necesidad. Existe, sin embargo, una alternativa más eficiente y con una facilidad de uso similar: la intranet de archivos en la nube.
Qué es y qué ventajas tiene
En este tipo de solución los archivos residen de forma aislada en la nube, sin contacto con carpetas locales y sin crear copias en el ordenador de cada usuario. Eso reduce de forma significativa los riesgos de seguridad. Tampoco hace falta configurar un disco virtual ni una conexión VPN, y puede reemplazar a los dispositivos NAS que se usan con frecuencia con esta finalidad.
La información está centralizada, de modo que no hay conflictos entre versiones de un mismo archivo, y los permisos de acceso son claros. Los usuarios solo ven las carpetas que la empresa permite, lo que permite distinguir entre administradores, empleados y clientes. Solo la empresa puede modificar la estructura de carpetas.
No es un sincronizador
Una intranet en la nube no es un sincronizador de archivos: está pensada para editar directamente en la nube. Al evitar que los archivos residan en el ordenador, el sistema resulta inmune a virus y a ataques de ransomware, amenazas a las que los servidores locales, los NAS y los sincronizadores como OneDrive sí son vulnerables, porque el contenido se guarda a nivel local.
La contrapartida es la dependencia de la conexión: como no se almacena nada en los equipos, hace falta estar en línea en todo momento. A cambio, el entorno es aislado y menos susceptible a fugas de información.
Un ejemplo: Dataprius
Como ejemplo se analiza Dataprius, una oferta que aprovecha los avances de la tecnología cloud para ofrecer un servicio seguro, privado y fácil de usar. Se puede descargar de manera gratuita para probarlo y comprobar que reúne las características que una empresa necesita.
Integración con Microsoft Office
El servicio cuenta con un complemento para Word, Excel y PowerPoint que aparece como barra de herramientas. Permite guardar directamente el archivo en edición en la plataforma, enviarlo por correo, convertir su formato e incluso trabajar de forma colaborativa en tiempo real.
Software como servicio
Dataprius está diseñado como SaaS, con actualizaciones desde la nube que mejoran el servicio según las necesidades y tendencias. Además, al hacerse todo en la nube, se ahorra en instalación de servidores, mantenimiento y licencias.
Copias de seguridad y otras funciones
La plataforma realiza copias de seguridad en la propia nube y en otra ubicación geográfica que no depende del almacenamiento principal. Ante un problema, se puede volver a un estado anterior con la copia semanal automática o con un punto guardado a mano, y se ofrece asistencia técnica cualificada. También incluye un chat privado para los miembros de la empresa y videoconferencia, sin coste adicional. Se indica además que cumple el Reglamento General de Protección de Datos y la LOPD.
Cómo es usarlo
Está disponible para PC y para móviles iOS y Android mediante una aplicación. La interfaz es intuitiva y se basa en la disposición de carpetas y archivos de cualquier sistema Windows, de modo que apenas requiere aprendizaje.
Cómo encaja en el día a día de un equipo
La adopción de una herramienta de este tipo funciona mejor cuando se acompaña de unas pocas normas claras. Resulta útil acordar una estructura de carpetas por departamentos o por proyectos, decidir quién puede crear, mover o eliminar contenido y establecer una convención de nombres para los documentos, de modo que cualquiera localice un archivo sin preguntar. Con los clientes externos, lo habitual es abrirles únicamente la carpeta que les corresponde y revisar cada cierto tiempo qué accesos siguen siendo necesarios, retirando los de colaboraciones ya finalizadas. Una breve guía interna para los nuevos empleados ayuda a que todos utilicen el sistema de la misma manera desde el primer día.
Qué valorar antes de elegir una solución así
- Si el equipo tiene conexión estable, ya que no hay trabajo sin conexión.
- Cómo se gestionan los permisos y los roles de clientes y empleados.
- Dónde se almacenan las copias y con qué frecuencia.
- Si se integra con las herramientas ofimáticas que ya se usan.
- Qué soporte técnico y qué garantías de protección de datos ofrece el proveedor.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una intranet de archivos en la nube?
Es un sistema en el que los archivos residen de forma aislada en la nube, sin copias en el ordenador de cada usuario, y se editan directamente allí con permisos de acceso definidos por la empresa.
¿Es lo mismo que un sincronizador de archivos?
No. Un sincronizador guarda copias locales; una intranet en la nube está diseñada para la edición directa en la nube, sin que los archivos residan en el ordenador.
¿Hace falta conexión a internet?
Sí, en todo momento, porque el sistema no guarda nada en los equipos de los usuarios. A cambio, el entorno es más aislado.
¿Qué ocurre si algo sale mal?
Se puede volver a un estado anterior mediante la copia semanal automática o un punto guardado manualmente, y el servicio ofrece asistencia técnica.